Overhead
Om meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead schrijft het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) voor om vanaf 2017 een apart overzicht op te nemen van de overhead. Onder overhead wordt verstaan: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Te denken valt aan kosten m.b.t. personeel en organisatie, financiën, huisvesting en bestuursondersteuning. Deze kosten mogen niet meer worden toegerekend aan de directe taakvelden/programma’s. De overhead wordt vanaf 2017 centraal begroot en verantwoord op het overzicht overhead via taakveld Overhead. In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in het totaal van de overhead alsmede de verrekening binnen de begroting.
Specificatie van de overhead
De kosten van overhead kunnen als volgt gespecificeerd worden (x € 1.000):
Raming 2024 Primair | Gewijzigde begroting | Realisatie 2024 | |
Huisvesting | 1.015 | 1.089 | 1.104 |
Informatievoorziening en automatisering | 1.921 | 2.497 | 2.194 |
Personeel | 8.288 | 8.216 | 8.374 |
P&O/HRM | 1.022 | 833 | 805 |
Facilitaire zaken | 903 | 1.026 | 979 |
Juridische zaken | 92 | 142 | 245 |
Overige | 328 | 344 | 1.101 |
Subtotaal | 13.569 | 14.147 | 14.802 |
Toerekening grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten | -/- 751 | -/- 751 | -/- 752 |
Totaal | 12.818 | 13.396 | 14.050 |
Huisvesting
Betreft de kosten voor ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de eigen organisatie. Dit betreft dus voornamelijk het gemeentehuis in Vlijmen, het gemeentehuis in Drunen en een deel van de werf waar kantoorruimte in gevestigd is. Kosten bevatten onder andere energiekosten, onderhoud en schoonmaak. Daarnaast is een deel van de kosten van de buitendienst verantwoord onder huisvesting aangezien dit betrekking heeft op het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen in gebruik voor de eigen organisatie.
Informatievoorziening en automatisering
Betreft de kosten voor aanschaf, onderhoud en licenties van hard- en software, systeem- en netwerkbeheer, applicatiebeheer en ondersteuning van medewerkers voor zover niet toe te rekenen aan het primaire proces. Hiervoor zijn alle applicaties doorgenomen en waar mogelijk toegerekend aan het primaire proces. Het restant is verantwoord onder de overhead. Dit geldt ook wanneer een contract betrekking heeft op meerdere applicaties ten behoeve van het primaire proces.
Personeel
Betreft de loonkosten van personeel voor zover deze niet actief zijn in het primaire proces. De verdeling wordt gemaakt op basis van de urenramingen. Hierbij worden de uren besteed aan onder andere financiën, communicatie, juridische zaken, P&O, ICT en bestuursondersteuning onder de overhead verantwoord. Overeenkomstig de voorschriften van het BBV zijn hierbij ook de volledige loonkosten van directie en management opgenomen.
P&O/HRM
Dit betreft de kosten die gemaakt worden voor het personeelsbeheer. Hierbij valt te denken aan opleidingskosten, reis- en verblijfskosten, werving en selectie, loopbaan- en mobiliteitsadviezen, arbo beleid en het voeren van de salarisadministratie.
Facilitaire zaken
Betreft de kosten die voorheen vielen onder de kostenplaats interne dienst, bijvoorbeeld verzekeringen, abonnementen en telefoonkosten.
Juridische zaken
Betreft de externe kosten gerelateerd aan juridische zaken waaronder juridische advieskosten, kosten met betrekking tot BIBOB, bezwarencommissie en leges en griffie kosten.
Toerekening grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten
Er is een uitzondering gemaakt voor grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten. De overhead mag wel nog worden toegerekend aan deze activiteiten door dit als negatieve last in de overhead mee te nemen. Het saldo dat gepresenteerd wordt onder de overhead is daarom een netto bedrag.
De toerekening heeft plaatsgevonden op basis van het aantal uren dat geraamd is ten laste van de grondexploitaties en kredieten. Voor deze uren is een opslag voor de overhead berekend en verwerkt in de begroting. De opslag is berekend door de totale (bruto)overhead te delen door het aantal uren dat geraamd wordt ten laste van het primaire proces, inclusief kredieten.
Toelichting begroot na wijziging versus realisatie 2023
Voornaamste verschillen:
Informatievoorziening en automatisering | |
|---|---|
In het contract voor de implementatie van het nieuwe financiële systeem zijn enkele momenten vastgelegd waarop delen van de kosten van implementatie betaald dienen te worden. Niet alle momenten van betaling zijn in 2024 een deel van de kosten vallen contractueel in 2025 daarom wordt er € 285.000 overgeheveld naar 2025. | 285.000 |
Personeel | |
Er zijn meer uren toegeschreven aan overhead. Dit wordt veroorzaakt door een hogere productiviteit. En een verschuiving tussen taakveld bestuur en overhead. De uren van bestuursondersteuning waren begroot op taakveld bestuur maar zijn verantwoord op overhead, wat leidt tot een nadeel. | -150.000 |
Facilitaire zaken | |
Inzake het wegwerken van de archiefachterstanden is een budgetoverheveling voorgesteld van € 125.000. De verwachting is het project in 2025 wordt afgerond. | 125.000 |
De scenariostudie en programma van eisen van de centrale huisvesting zijn volgens planning uitgevoerd. De raad wordt op 24 juni 2025 gevraagd om een besluit te nemen. Daarna kan een vervolg plaatsvinden in de vorm van voorbereiding op het maken van een voorontwerp. Ten behoeve van dit voorontwerp wordt het resterend budget overgeheveld. | 48.000 |
De energie en schoonmaak kosten van de diverse gemeentelijke locaties zijn hoger dan begroot. | -55.000 |
Juridische zaken | |
De advieskosten wijken af van de bijgestelde begroting door extra advies inzake WMO, belastingen en erfpacht. | -100.000 |
| |
De storting in de voorziening dubieuze debiteuren is hoger dan begroot. | -55.000 |
Middels het mengpercentage worden de algemene kosten procentueel toegerekend aan niet-ondernemers-/overheidsactiviteiten, ondernemersactiviteiten en activiteiten die btw-vrijgesteld. Sinds 2015 was dit mengpercentage niet herrekend. De gemeente heeft voor de jaren 2019 tot en met 2023 het mengpercentage opnieuw berekend. Als gevolg van deze hernieuwde berekening zal de gemeente suppleties indienen ter correctie van de btw die in de genoemde jaren in aftrek is gebracht via de aangifte btw en de btw die via het Btw-compensatiefonds is teruggevraagd. | -705.000 |
Overige verschillen | -47.000 |
Saldo verschil | -654.000 |
Dekking van de overhead
In de begroting is alleen overhead toegerekend aan de grondexploitaties en kredieten. De overhead zal verder vanuit de algemene dekkingsmiddelen gedekt moeten worden. Uitzondering hierop zijn de activiteiten waarvoor kostendekkende tarieven gerekend mogen worden zoals afval en riolering. Aangezien in de programma’s alleen de kosten worden opgenomen van het primaire proces is het niet mogelijk om de tarieven die berekend mogen worden hieruit te halen. De overhead mag aan deze activiteiten extracomptabel worden toegerekend.
Aangezien de toerekening aan de tarieven extracomptabel gebeurd, is deze niet af te leiden uit de begroting. In de paragraaf lokale heffingen is daarom toegelicht welk aandeel van de overhead wordt toegerekend aan deze activiteiten. De hoofdregel voor toerekening is dat deze plaats vindt op basis van het aandeel van de betreffende lasten in de totale lasten.