Op 28 maart 2023 is de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Heusden 2023 ’ op basis van artikel 213a van de Gemeentewet vastgesteld. Volgens deze verordening werd het onderzoeksplan voor 2024 in de begroting opgenomen. Gedurende het jaar is dit onderzoeksplan echter gewijzigd om beter aan te sluiten bij de actualiteit. Het gewijzigde onderzoeksplan is op 3 juli 2024 gepubliceerd.
In 2024 is er onderzoek gedaan naar onderwijshuisvesting en regionale samenwerking. Volgens de verordening hebben wij kennis genomen van de onderzoeksverslagen via een openbaar collegevoorstel. Een korte samenvatting van de onderzoeksresultaten wordt vervolgens opgenomen in dit jaarverslag. De onderzoeksverslagen hebben geen aanleiding gegeven tot het opstellen van een plan voor verbetering.
Onderwijshuisvesting
De hoofdvraag van het onderzoek was “in hoeverre lukt het om op een goede manier de gestelde doelen voor onderwijshuisvesting te realiseren?”. Kort gesteld is het doel om via kwalitatief goede en gezonde onderwijshuisvesting het onderwijs te faciliteren. Door de huidige samenstelling, en met name de ouderdom van schoolgebouwen, hebben we als gemeente een grote uitdaging. Op basis van de deelvragen is geconcludeerd dat het realiseren van de doelen voor onderwijshuisvesting moeizaam gaat.
Dit staat los van hoe het op dit moment is georganiseerd. Daarvoor zijn enkele verbetermogelijkheden geconstateerd. De daaruit voortvloeiende aanbevelingen helpen om op een betere manier invulling te geven aan het beleidsterrein onderwijshuisvesting. Deze aanbevelingen zijn:
- omarm het uitvoeringsprogramma met werkafspraken zoals opgesteld in 2024;
- beleg de werkzaamheden goed in de organisatie;
- werk aan verbinding maar vooral vertrouwen tussen de verschillende stakeholders;
- leg de verantwoordelijkheid voor inkoop en financiën zo laag mogelijk in de organisatie;
- actualiseer de verordening zodat deze recht doet aan de werkwijze met een Integraal Huisvestingsplan onderwijs (IHP).
Een groot deel van de aanbevelingen was in de periode voor het publiceren van het onderzoeksverslag al in meer om mindere mate opgepakt. Samen met de schoolbesturen is onder begeleiding van adviesbureau HEVO gewerkt aan een uitvoeringsprogramma voor het IHP met daarbij afspraken op programma- en projectniveau. Ook de taken en verantwoordelijkheden zijn hierbij geëxpliciteerd (zie bijlage). Deze afspraken worden gehanteerd als uitgangspunt in de samenwerking met de schoolbesturen en bij volgende projecten. Dit traject heeft ook al een bijdrage geleverd aan de verbinding en het vertrouwen tussen de stakeholders. Met Stichting Scala, het schoolbestuur met de meeste scholen in onze gemeente, zijn de afgelopen periode ook nog nieuwe afspraken gemaakt over de samenwerking die hieraan bijdragen.
Wisselingen in de bezetting vormden eind 2024 een uitdaging voor de continuïteit van de werkzaamheden maar boden ook de kans om opnieuw naar de invulling te kijken. Ter overbrugging wordt gebruik gemaakt van tijdelijke inhuur voor onderwijshuisvesting. Deze inhuurkrachten zorgen niet alleen voor voortgang in de huidige projecten, maar maken ook al werk van het betrekken van de rest van de organisatie daarbij. Op dit terrein worden dus nu al stappen gezet. De inzet van deskundigheid specifiek op het gebied van onderwijshuisvesting lijkt ook al een positief effect te hebben op de samenwerking met en het vertrouwen tussen de stakeholders.
Gelet op het bovenstaande is het niet nodig gevonden om een plan voor verbetering vast te stellen. Het actualiseren van de verordening zal komend jaar opgepakt worden. Een meer uitgebreide toelichting is opgenomen in de raadsinformatiebrief die is verzonden. Hier is ook het onderzoeksverslag zelf terug te vinden.
Regionale samenwerking
De hoofdvraag van het onderzoek was “Hoe brengen we het bestuur in positie om invloed uit te oefenen in de samenwerking met gemeenschappelijke regelingen?”. Het onderzoek richtte zich op “de samenwerking (het proces) met de gemeenschappelijke regelingen. Niet op de inhoudelijke vraag op welke manier beperking of afname van gemeentelijke bijdragen gerealiseerd zou kunnen worden”.
Op basis van het dossieronderzoek en de interviews wordt geconstateerd dat vaak een actieve positie ingenomen wordt in gemeenschappelijke regelingen en daarmee al een grote inspanning wordt geleverd voor beïnvloeding. Bij zes van de acht gemeenschappelijke regelingen is een Heusdense bestuurder naast lid van het algemeen bestuur ook lid van het dagelijks bestuur. De mogelijkheden voor beïnvloeding zijn mede afhankelijk van het aantal deelnemers in een gemeenschappelijke regeling. Het in een vroeg stadium sluiten van allianties met mede-deelnemers kan helpen in grotere gemeenschappelijke regelingen.
Informatievoorziening naar de gemeenteraad gebeurt onder andere via de informatieavonden die, naast de formele schriftelijke informatie, ook de mogelijkheid geven om de raad bij te praten over ontwikkelingen. Dit wordt regelmatig gedaan door de leden van de algemeen besturen van de gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast organiseren diverse gemeenschappelijke regelingen zelf informatiebijeenkomsten voor gemeenteraden. Uit de interviews is naar voren gekomen dat meer het gesprek kan worden gevoerd over de inhoud en de dienstverlening, terwijl in de praktijk het accent vaak ligt op financiën en bedrijfsvoering. Dit geldt voor zowel het gesprek binnen het college als het gesprek met de raad.
Bovenstaande leidt tot de volgende aanbevelingen in het rapport:
- maak bewuste (strategische) keuzes in de mate van ‘gewenste invloed’, zet daar gericht op in en deel actief de resultaten;
- benut momenten om binnen het college en met de gemeenteraad het gesprek te voeren over de strategische koers van de samenwerking en de inhoud van de dienstverlening aan onze inwoners;
- voorkom, voor zover mogelijk, verrassingen achteraf door de raad actief gericht te (blijven) informeren;
- zoek waar mogelijk naar (meer) verbinding tussen deelnemers;
- zoek intern (meer) de afstemming op ambtelijk niveau als het gaat over onderwerpen die meer gemeenschappelijke regelingen aangaan.
De aanbevelingen uit het onderzoeksverslag passen voor een groot deel bij de huidige werkwijze. Er is dan ook geen plan van verbetering vastgesteld. Er is al sprake van een actieve rol binnen de meeste samenwerkingsverbanden, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Daarbij worden keuzes gemaakt over de onderwerpen waar meer op ingezet wordt. Hier duidelijker over zijn helpt zowel bij de uitvoering als bij het informeren van alle betrokkenen. Dit is een aandachtspunt voor de komende tijd.
Het is verder van belang om de informatievoorziening via (onder andere) raadsinformatiebrieven en het informatieblok van de informatievergaderingen in stand te houden. Dit biedt de gelegenheid om, ook wanneer er geen besluit gevraagd wordt, de raad mee te nemen in de belangrijkste ontwikkelingen. Hierbij is er de waardevolle aanbeveling om op die momenten (ook) het gesprek te voeren over de strategische koers en doelen van de samenwerking. Dit geldt ook voor de formele momenten bij kadernota’s/-brieven en strategische documenten van gemeenschappelijk regelingen.
Onderling contact tussen deelnemers is afhankelijk van de regeling maar vindt gedeeltelijk al plaats in bijvoorbeeld Langstraatverband. Het is belangrijk om dergelijke afstemming voor te zetten en waar mogelijk versterken, niet alleen bestuurlijk maar ook ambtelijk tussen de accounthouders van de gemeenten.
De aanbeveling over de onderlinge (interne) afstemming, wanneer er onderwerpen zijn die meer gemeenschappelijke regelingen aangaan, wordt door de organisatie opgepakt.
Meer informatie is terug te lezen in het collegevoorstel waarbij het volledige onderzoeksverslag als bijlage beschikbaar is.