In deze jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. Tot 2023 werd de rechtmatigheid door de accountant gecontroleerd en kwam het oordeel tot uitdrukking in de controleverklaring van de accountant. Vanaf vorig jaar wordt dit gedaan met de (voorgeschreven) rechtmatigheidsverantwoording en deze toelichting. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van de jaarrekening inclusief deze verantwoording.
De rechtmatigheidsverantwoording richt zich op drie specifieke criteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Uit de verantwoording blijkt dat er sprake is van geconstateerde onrechtmatigheden bij het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium. Hieronder is per criterium een toelichting opgenomen, inclusief de actie(s) die worden ondernomen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Begrotingscriterium
Uit de analyse van de afwijkingen blijkt dat het totaal aan afwijkingen de verantwoordingsgrens overschrijdt. Alle afwijkingen moeten daarom worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het blijkt echter ook dat in alle gevallen de afwijkingen acceptabel zijn omdat deze gecompenseerd worden door direct gerelateerde inkomsten of passen binnen het door de raad vastgestelde beleid. Voor een toelichting op alle afwijkingen wordt daarom verwezen naar de analyse in de jaarrekening. Een verdere toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording en/of paragraaf Bedrijfsvoering blijft op grond van artikel 11 lid 4a. en 5 van de financiële verantwoording beperkt tot een tweetal, namelijk overschrijdingen van de lasten op het programma Bouwen en wonen en op Overhead.
Behalve overschrijdingen van de lasten is er een ook beperkte overschrijding op investeringskredieten geconstateerd. De overschrijding op investeringskredieten is beperkt van omvang en is in totaal lager dan de rapportagegrens.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium richt zich op de vraag of de voorwaarden uit wet- en regelgeving worden nageleefd. Op grond van de uitgevoerde werkzaamheden zijn er voor het voorwaardencriterium alleen bevindingen waarbij de Europese aanbestedingswetgeving niet goed is gevolgd. Hiervoor wordt een totaal van € 1.508.000 als onrechtmatig aangemerkt. Dit gaat over 10 contracten die ten onrechte niet Europees aanbesteed zijn. In 7 gevallen gaat het om een doorlopende fout van vorig jaar of vorige jaren. Van de 3 resterende crediteuren is er slechts één helemaal nieuw. Daarbij is ten onrechte geen aanbesteding gedaan waar dat, gezien het bedrag van €431.000, wel had gemoeten. Bij de andere twee is sprake van onbekendheid met regelgeving waarin staat dat contracten samengevoegd moeten worden. De oorzaken voor de onrechtmatigheden kunnen als volgt worden samengevat:
- bij contractverlenging wordt niet altijd beoordeeld of de verlenging nog onder de drempelwaarde blijft. Soms is ook onduidelijk dat er sprake is van een (stilzwijgende) verlenging;
- er is op basis van een verkeerde raming een aanbestedingsprocedure gekozen;
- ondanks een correcte raming is een verkeerde procedure gekozen;
- er is vanwege onbekendheid met de procedure, in een situatie ten onrechte ingekocht zonder gebruikmaking van een Europese aanbestedingsprocedure.
Met de implementatie van het nieuwe financieel pakket per 1 januari 2025 is de interne procedure bij de start van een aanbesteding gewijzigd. Deze dwingt nu de budgethouder om een aantal stappen te doorlopen en expliciet afwegingen vast te leggen. Ook de inkoopcoördinator wordt hierover geïnformeerd.
Resultaten daarvan zijn aan het eind van het eerste kwartaal 2025 nog (te) weinig zichtbaar. De nieuwe financiële applicatie gaat bovendien bijdragen aan het verbeteren van de naleving van het inkoopproces.
Een tweetal maatregelen wordt nu toegevoegd om te zorgen dat de onrechtmatige bestedingen worden gekeerd. Als eerste worden via de inkoopcoördinator alle eigenaren van de 10 onrechtmatige contracten een voorstel voor beheers- of herstelmaatregelen voorgelegd. Daarmee zijn zij bewust van de procedure en de mogelijke gevolgen van niet naleven.
Daarnaast wordt een standaard rapportage gegenereerd vanuit het financiële systeem waaruit moet blijken dat besteding bij een contractpartner niet altijd op zichzelf staat, maar dat vanuit andere clusters of disciplines er mogelijk al contracten bestaan. Zo kan voorkomen worden dat de optelling van bestedingen ongemerkt en onbedoeld boven de aanbestedingsdrempel komt.
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium richt zich op de vraag hoe is omgegaan met misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden door derden. Er zijn geen bevindingen die leiden tot een financiële onrechtmatigheid in de jaarrekening 2024. Er is een actuele aanpak voor de beheersing van misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld.